Un nouvel amendement est passé avec la loi de finance 2025 et signe la fin de l’auto-certification par l’éditeur de caisse. Le domaine de l’encaissement et la fiscalité font régulièrement l’objet de mises à jour pour garantir la sécurité des transactions et lutter contre la fraude. En tant que professionnel utilisant une caisse enregistreuse, sachez que si votre logiciel de caisse n’est pas certifié NF525 ou LNE, vous risquez une amende de 7 500 €. Mais de quoi parle-t-on exactement ? Êtes-vous concerné ? Comment vérifier si votre caisse est certifiée ? Réunion Télécom vous aide à comprendre ce changement de réglementation.
Caisse non certifiée : quels sont les risques ?
Depuis le 15 février 2025, les éditeurs ne peuvent plus auto-certifier leur logiciels de caisse. Concernant les logiciels auto-certifiés, les éditeurs ont jusqu’au 1er janvier 2026 pour les faire certifier (délai estimé très court par la profession). De ce fait, toute entreprise doit désormais justifier la conformité de sa caisse avec un certificat NF525 ou LNE délivré par un organisme accrédité. À défaut, une amende de 7 500 € est appliquée par logiciel non certifié. L’entreprise dispose alors de 60 jours pour régulariser sa situation sous peine de sanctions supplémentaires.
Quelle différence entre auto-certification et certification accréditée ?
L’auto-certification reposait sur une déclaration interne de l’éditeur, permettant d’attester lui-même de la conformité de son logiciel. Cette flexibilité avait été accordée initialement aux éditeurs pour leur laisser le temps de se mettre en conformité. Toutefois cette auto-attestation présentait des limites et des risques de fraude. En effet sans contrôle standardisé, elle laissait place à la possibilité de manipulations non conformes.
À l’inverse, la certification accréditée, délivrée par des organismes comme l’AFNOR ou Infocert, garantit une évaluation objective selon des critères précis et harmonisés. Elle assure que les obligations fondamentales soient conformes et respectées : L’inaltérabilité des données, la sécurisation, la conservation et l’archivage de celles-ci.
Fin de l'auto-certification : mon entreprise est-elle concernée ?
Toutes les entreprises, personnes physiques ou morales assujetties à la TVA (conformément au 3° bis du I de l’article 286 du CGI), sont concernées, quel que soit leur secteur d’activité.
Votre logiciel doit être conforme à la norme NF525 ou certifié LNE. Dans le cas d’un logiciel multifonction, seul le module de caisse est concerné. Certains dispositifs, comme les balances ou les bornes de commande enregistrant des paiements, sont également soumis à l’obligation de sécurisation.
Il existe quelques exceptions telles que les entreprises travaillant uniquement avec des professionnels soumis à l’obligation de facturation. Retrouvez plus de détails sur les exceptions dans cet article
Les sites e-commerce utilisant exclusivement des paiements via un établissement bancaire peuvent être exemptés de l’obligation de sécurisation. Cependant, si ces plateformes proposent plusieurs modes de paiement ou génèrent automatiquement des écritures comptables, elles restent soumises à l’obligation de certification.
Comment savoir si ma caisse est conforme ?
Pour être conforme, votre logiciel de caisse doit répondre aux quatre obligations suivantes :
- L’inaltérabilité des données : garantir qu’aucune donnée ne puisse être modifiée sans traçabilité.
- La sécurisation des données : assurer la protection des données contre les modifications frauduleuses.
- La conservation des données : stocker les données sur une période légale définie.
- L’archivage des données : permettre l’accès aux données archivées en cas de contrôle.
Pour vérifier la certification de votre logiciel de caisse, vous pouvez consulter la liste NF525 et la liste LNE et chercher votre logiciel.
Si votre logiciel n’est pas certifié, demandez un certificat officiel à votre éditeur.
Que faire en cas de non-conformité ?
Si votre solution de caisse n’est pas conforme, changez de solution dans les plus brefs délais. Les éditeurs ont jusqu’au 1er janvier 2026 pour faire certifier la version logiciel en exploitation. Passé ce délai, seuls les certificats délivrés par des organismes accrédités, tels que l’AFNOR (pour la certification NF525) ou le LNE, seront valides.
La non-conformité peut être un motif de résiliation auprès de votre éditeur, nous vous invitons à vérifier les conditions présentes dans votre contrat ou à consulter votre protection juridique selon votre cas.
Le changement de logiciel de caisse est l’occasion de réévaluer vos besoins d’encaissement selon votre secteur d’activité. Identifiez vos tâches quotidiennes et les fonctionnalités qui seraient appréciables afin d’orienter votre recherche.
Optez pour un prestataire de confiance, qui saura répondre à vos besoins métiers, tout en étant à l’écoute des dernières réglementations de votre secteur.
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Chez Réunion télécom, nous proposons des caisses certifiées NF525 et/ou LNE avec une interface et des fonctionnalités propres à votre secteur d’activité (Retail, Restauration, Commerce Alimentaire, Tabac-Presse…).
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